CONTABILIDAD AUTOMATIZADA

LA TECNOLOGÍA CONTRIBUYE A SIMPLIFICAR LOS PROCESOS CONTABLES DE CAUSACIÓN DEL IVA Y FACTURACIÓN EN LOS HOTELES.

La causación del impuesto a las ventas es un tema que resulta complejo cuando se trata del negocio hotelero. Esto porque a una persona que ha estado hospedada por varios días solamente se le emite la factura al final de su estadía. Esta situación puede generar dudas sobre cuándo reportar el IVA para el caso de los clientes hospedados durante el fin de mes.
Para dichos casos, algunos países se apegan a la normativa y obligan a que el hotel cierre y facture todas sus cuentas en las fechas establecidas. Y En cuanto al impuesto a las ventas se exige la causación en el instante de emisión del documento factura correspondiente.
Visto de esa manera, el proceso resulta fácil en términos de control tributario, pero complicado en términos operativos, pues emitir mínimo una factura por habitación ocupada o por cada evento es de verdad engorroso. Más aún si el huésped sólo regresa al final de la noche y no tiene la disposición para pasar a firmar una cuenta. Igualmente, existe el riesgo de cometer errores en las facturas por inclusión de cargos que no se reconocen, o por equivocación de tarifas.
Sin embargo, en Colombia se cuenta con tecnología para facilitar el proceso. Se trata de software o sistemas de información que pueden dar la causación por facturación o por la prestación misma del servicio, es decir, lo que suceda primero. De esta manera es posible emitir la cuenta al final de la estadía del huésped, evitando inconvenientes operativos. En otras palabras, el huésped no siente la incomodidad de manejar dos, tres o varias facturas cuando asiste a cerrar o cancelar las cuentas de una estadía larga.
Igualmente, si se evita el trabajo de facturar todas las cuentas al cierre del mes, se le facilitan los trámites al departamento contable, quien debe contabilizar ingresos e impuestos diariamente como lo exige la ley. Trabajo, además, nada fácil si se lleva a cabo manualmente.
En todo caso, el modelo colombiano de causación parece ser el más adecuado. Su ventaja radica en que tanto los gastos como los ingresos estarían causados en el mismo periodo, de manera natural.
Para ello, se lleva una cuenta deudora denominada “Saldo de Huéspedes y Eventos en Casa”, donde se registran todas las contrapartidas cargadas a los huéspedes o eventos hasta el momento de facturación. Luego esta información se cruza contra una cuenta por cobrar al huésped, respaldada con una factura o con cuentas de caja.
Definitivamente, sin el apoyo de la tecnología nada de esto se lograría. Los hoteles preparan sus informes para la DIAN de manera automática, en muchos casos. Los entregan en medios magnéticos y la entidad los recibe y los compara con los presentados por las empresas o particulares clientes de los servicios hoteleros. En la medida en que este tipo de proceso aumente, los reportes serán automáticos y abarcarán un mayor número de contribuyentes.


 

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